Seit dem 1. Januar 2017 ist die Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsbriefen für Unternehmen zur Pflicht geworden. Dokumente, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sind, fallen unter die Regelung für die ordnungsgemäße Buchführung – egal ob diese digital oder in Papierform vorliegen. Dazu gehören u.a. auch Angebote, Rechnungen oder Geschäftsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.

Diese Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD genannt) gelten für alle zur Buchführung verpflichteten Unternehmen und bestimmen über die Art der Langzeitarchivierung und Aufbewahrungsfristen. Geschäftsunterlagen in digitaler Form fallen genauso unter die ordnungsgemäße Buchführung wie Unterlagen auf Papier. Auch Kassensysteme fallen unter diese Regelung.

Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren.

Aus unserem täglichen Leben wissen wir, dass viele Unternehmen bis heute keine rechtssichere E-Mail-Archivierungslösung einsetzen.
Gerne helfen wir Ihnen mit der richtigen Software, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.