Digitale Transformation im Unternehmen

Übersicht

  1. Definition
  2. Was bedeutet Digitale Transformation im Unternehmen ganz konkret?
  3. Verschiedene Stufen digitaler Transformation
  4. Digitale Transformation in einzelnen Abteilungen und Geschäftsbereichen
  5. Erfolgsfaktoren für die Digitale Transformation
  6. Hindernisse und Blockaden
  7. Ständig im Blick halten

Definition

Digitale Transformation bezeichnet den Prozess der stetigen Weiterentwicklung von digitalen Technologien. Im Besonderen ist dies relevant für Unternehmen. Aber die digitale Transformation verändert auch erheblich unser Alltagsleben.

Sie reagiert typischerweise auf veränderte Rahmenbedingungen im Inneren wie auch im Äußeren.
Gesellschaftliche Strukturen und unser menschliches Verhalten passen sich in den letzten Jahren massiv an neue (technische) Gegebenheiten an und verändern sich.

Die digitale Transformation soll Antworten auf diese Fragen und Veränderungen finden.

Digitalisierung und Digitale Transformation

Digitale Transformation wird oft dem Wort Digitalisierung gleichgesetzt.

In Wirklichkeit sind diese beiden Begriffe jedoch vollständig unterschiedlich.

So bezeichnet Digitalisierung die rein technische Veränderung eines analogen oder manuellen Prozesses hin zu einem digitalen Prozess. Effektiv könnte man also von einer „Technisierung“ sprechen.

Die digitale Transformation hingegen basiert auf maßgeblich drei Säulen.

  1. der soeben genannten Digitalisierung
  2. der Veränderung von Unternehmen, deren Agilität bzw. Flexibilität
  3. Innovation im Unternehmen

Die digitale Transformation ist also im Moment in unserem Leben überall vorhanden und allgegenwärtig.

Ein entscheidender sogenannter „Enabler“ ist die IT. Eine profunde, moderne und leistungsfähige IT-Infrastruktur ist absolute Voraussetzung, damit digitale Transformation gelingen kann.

Was bedeutet nun digitale Transformation konkret für Unternehmen?

Chancen und Herausforderungen Digitaler Transformation

In aller erster Linie geht es darum Chancen zu erkennen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die bestehende Marktposition weiter auszubauen. Außer der Chance gilt es auch, bestehende Herausforderungen zu erkennen und vor allem anzunehmen, damit diese erfolgreich genutzt werden können.

Durch die Schaffung von Wertschöpfungsnetzwerken, ist es möglich, das Unternehmen als Gesamtes weiterzubringen. Das Wort „Wertschöpfung“ meint die Vernetzung von digitalen Anwendungen untereinander und mit allen Abteilungen im Unternehmen.

Vernetzte digitale Systeme

Sie sind Voraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation und machen Sie erst möglich. Die Voraussetzung dafür ist, im eigenen Ökosystem richtig und gut aufgestellt zu sein.

Die Schnittstellen zwischen den vernetzten digitalen Systemen sind sowohl menschlich als auch digital. Dies muss in Übereinstimmung gebracht werden, damit eine sinnvolle Vernetzung möglich ist. Im Besonderen geschieht dies mit digitalen Plattformen, die es Mensch und Maschine ermöglichen, miteinander zu interagieren.

Digitale Geschäftsmodelle

Digitale Geschäftsmodelle zu finden, zu entwickeln und einzuführen ist absolut notwendig, um in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben und im Besten Fall eine Umsatzsteigerung zu erreichen.

Digitale Produktansätze ermöglichen es neue Kunden und Zielgruppen anzugeben, neue Märkte zu erschließen und dadurch die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Der Ansatz an das Produkt kann unterschiedlich sein:

  1. ergebnisorientiert
  2. datenbasiert
  3. skalierbar
  4. schnell

Die „Disruption“ ist dabei sehr häufig ein Thema. Disruption heißt, dass bestehende (alte) Produkte oder gar ganze Geschäftsmodelle durch digitale Transformation und Digitalisierung stark verändert oder gar obsolet und hinfällig werden.

Auch das Thema Agilität und Beweglichkeit spielt eine große Rolle in Verbindung mit digitalen Produktansätzen. Neue Produkte müssen die Anforderung an eine neue und moderne Zeit erfüllen, indem sie einfach und schnell veränderbar sind-in dem sie agil sind.

Digitale Geschäftsmodelle bringen auch zwangsläufig einen Kulturwandel in den Unternehmen und Organisationen mit sich. Das Leben und Arbeiten im Unternehmen wird dadurch stark verändert.
Es werden andere Kompetenzen von den Mitarbeitern erwartet und benötigt, der Kunde hat andere Anforderungen und der Service muss digitaler und einfacher werden. Dadurch ist der Kunde begeistert und bleibt und dem Unternehmen treu.

Kostensenkungen und Einsparungen durch digitale Transformation

Beides ist möglich und wahrscheinlich. Im Besonderen dafür verantwortlich sind die Datennutzung und die Auswertung dieser Daten, die durch den Einsatz digitaler Systeme möglich wird. Sie bietet strategisches Potenzial und Raum für Innovationen, zum Beispiel durch Maschinen E-Learning und Künstliche Intelligenz. Außerdem wird die Kapazitätsplanung leichter. Das ermöglicht Raum für Neues und bringt das Unternehmen voran.

Mensch und Organisation im Unternehmen und der digitalen Transformation

Die digitale Transformation verändert wie schon beschrieben im Besonderen das Leben der Mitarbeiter und das Unternehmen selbst.

Prozesse und Systeme im Unternehmen müssen neu erkannt und neu gestaltet werden, damit sie sinnvoll digital transformiert werden können.

Im Besonderen ist die Chefetage künftig verantwortlich, die Digitalisierung und digitale Transformation voranzutreiben.

Die Mitarbeiter müssen wirklich, ehrlich und vollständig durch die Führungskräfte an der digitalen Transformation beteiligt werden. Dies fördert die intrinsische Motivation und bringt ein selbstständiges Vorantreiben digitaler Prozesse hervor.

Dazu müssen Mitarbeiter selbstverständlich geschult und qualifiziert werden. Der größte Nutzen, wenn Mitarbeiter mitgenommen oder qualifiziert sind ist, dass sie zum Ideengeber für Innovation im Unternehmen werden können.

Verschiedene Stufen digitaler Transformation

Digitalisierung bestehender Abläufe und Prozesse

Dies können beispielsweise die Einführung digitaler Workflows und digitaler Formulare sein. Das wohl gängigste Beispiel und in keinem Unternehmen wegzudenken ist das „papierlose Büro“.

Doch selbst bei diesem vermeintlich „kleinen Teil“ von Digitalisierung ist extreme Vorsicht geboten: Es besteht eine hohe Gefahr das selbst dieser vermeintlich einfache Teil nicht gelingt, wenn analoge Abläufe einfach 1:1 in die digitale Welt übernommen und nicht zusätzlich hinterfragt werden. Dieses Vorgehen ist für alle Bereiche Systeme und Prozesse im Unternehmen notwendig.

Digitalisierung von Marketing und Vertrieb

In unserer schnellen und beweglichen Welt verändert sich bei uns selbst, aber auch bei unseren Kunden das Information- und Kommunikationsverhalten.

So findet Kommunikation heute nicht mehr analog und „langsam“ statt. Sondern sie wird zunehmend digitaler. Es kommen neue Disziplinen im Marketing hinzu. Beispielsweise wäre hier die Suchmaschinenoptimierung, Inbound-Marketing oder das Finden qualifizierter Mitarbeiter zu nennen.

Das individuelle Erlebnis für den Kunden bestmöglichst zu gestalten ist wohl die höchste Disziplin der Digitalisierung im Bereich Marketing und Vertrieb.

Die sogenannte Customer Journey beschreibt die Begleitung des Kunden von der ersten Information über den Kauf und die anschließende Nutzung bis hin zum Service danach. Die Customer Journey muss der zentrale Bestandteil von Marketing und Vertrieb sein, um künftig digital erfolgreich sein zu können.

Entwicklung digitaler Produkte und Services

Möglichst schnell digitale Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln bietet einen extremen Wettbewerbsvorteil. Außerdem bietet die Digitalisierung an dieser Stelle eine Erleichterung für alle: Für uns und unser Unternehmen, aber auch für den Kunden.

Ein Beispiel an dieser Stelle ist die Einführung und Nutzung von Kundenportalen. In Ihnen kann der Kunde selbständig und jederzeit seine Informationen, Rechnungen, Produkte, Anleitungen, usw. einsehen. Ein solches Portal bietet zudem die Möglichkeit den Benutzer an die Hand zu nehmen und ihn in Form von Anleitungsvideos sattelfest für die Nutzung des verkauften Produktes zu machen.

Wichtig:
Die vorgenannten Stufen digitaler Transformation sind jeweils einzelnen oder parallel entwickelbar und zu voranzutreiben. Aber überfordern Sie sich nicht!

Absolut notwendig für das Erreichen – egal welcher Stufe – ist es, eine digitale Strategie zu haben, in der beschrieben wird, wann welche Stufe erklommen werden soll, wofür dies notwendig ist und was dies genau heißt.

Wie betrifft digitale Transformation im Unternehmen nun konkret die einzelnen Abteilungen und Geschäftsbereiche?

Management

Wie schon beschrieben ist Digitalisierung Chefsache! Das muss sie auch sein, denn es ist notwendig, dass die digitale Transformation von Proben gestaltet wird. Im Besonderen sind die Aufgaben des Managements in der digitalen Transformation folgende:

  • Prozesse erkennen, dokumentieren und anpassen
  • Abläufe überdenken und neugestalten
  • Organisationsstrukturen hinterfragen
  • Die Entwicklung von digitalem Vertrieb und Marketing Leute denken, analysieren und einführen
  • Entwicklung des digitalen Service Gedanken
  • Entwicklung einer gangbaren Digitalstrategie
  • Eine Innovationsstrategie gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeitern entwickeln
  • Ressourcenplanung, die tragfähig und durchführbar ist

Produktion

Industrie 4.0 ist wohl das Schlagwort für die Anpassung der Produktion an die digitale Transformation. Hierbei gilt es schneller agiler und flexibler zu werden und eine Vernetzung über die gesamte Wertschöpfungskette von der Bestellung bis hin zur Lieferung zu entwickeln. Dabei muss stets ein großes Augenmerk darauf verwendet werden, wo neue Technologien eingeführt werden können.

Marketing

Die vorher benannte Customer Journey muss im Mittelpunkt für das Marketing stehen. Der neue und erweiterte Entscheidungsprozess von Seite des Kunden muss komplett neu aufgerollt werden. Im Mittelpunkt muss dabei die Informationssuche des Kunden im Internet stehen.

Dazu gehört auch die Erschließung neuer Information und Absatzkanäle, im Besonderen Social Media.

Vertrieb

In Ergänzung zu dem bereits bei Marketing genannten Dingen muss erkannt werden, dass Kaitak Wiessee zunehmend unwichtiger wird und die Generierung von sogenannten Leads über Internet, Website und Social Media stattfinden kann.

Personalwesen

Im Personalwesen bringt die digitale Transformation zwei zentrale Auswirkungen mit sich:

Der Wettbewerb um Fachkräfte wird in Zeiten des Fachkräftemangels wichtiger und zu einem elementaren Baustein. Dazu gehört neben der Nutzung von Portalen zur Arbeitgeberbewertung auch das sogenannte bläue Training. Es ist eine Marketingstrategie für das Personalwesen, das Ihr Unternehmen zu einer attraktiven Arbeitgebermarke macht. Im Mittelpunkt des Konzeptes steht die Positionierung Ihres Unternehmens zum attraktiven Arbeitgeber und soll Wettbewerber in den Schatten stellen dadurch gelingt es Mitarbeiter für das eigene Unternehmen zu gewinnen und sie auch im Unternehmen langfristig zu halten.

Kundenservice

Die Veränderung des eingangs genannten Kunden Verhaltens bringt für den Service eine neue Ausrichtung in Sachen digitalen Leben. Künftig muss ein großer Teil der Serviceangebote online abrufbar und für den Kunden zum Vorteil gestaltet Bau sein. Im Besonderen sind hier zu nennen Chat-Boards, der Download von Anleitung in Verbindung mit Videos, Videokonferenzen mit den Kunden oder auch-je nach Produkt-die Nutzung virtueller Realitäten (VR).

Erfolgsfaktoren für digitale Transformation

  1. Analyse des eigenen (Öko-) Systemes
  2. Die Nutzung von (Kunden-) Schnittstellen
  3. Neue Geschäftsmodelle erkennen und gestalten
  4. Digitale Lösungen im geschützten Raum entwickeln und testen
  5. Befähigt wurden von Mitarbeitern der Organisation selbst
  6. Digitalisierung ist Chefsache
  7. Nutzung der Außenansicht durch externe Begleitung
  8. Verankerung einer Digitalstrategie in der Unternehmensstrategie

Hindernisse digitaler Transformation

Behalten Sie es dauerhaft im Hinterkopf: Digitalisierung und digitale Transformation sind kein einmaliges Projekt, sie gehen auch nicht wieder weg. Sie gehören ab heute zum Leben eines jeden Unternehmens.

Es darf nicht vergessen werden klare Verantwortlichkeiten zu benennen.

Ohne Plan und Strategie in der Digitalisierung voranzuschreiten birgt immense Gefahren für die Unternehmen. Hierdurch können hohe Kosten entstehen und der Gewinn der Digitalen Transformation wird bereits vor dem Erfolg zunichte gemacht werden kann.
Auch wenn nur digitalisiert wird ohne Unternehmen und Menschen Prozesse und Systeme zu transformieren birgt Risiken.

Oftmals unterschätzt werden Widerstände (Menschen, Technik) und der Faktor Zeit. Um Dinge zu erkunden und auszuprobieren ist es notwendig den Druck herauszunehmen und den Menschen den Freiraum zu lassen, sich damit zu beschäftigen.

Ein weiterer Hemmschuh ist es, wenn herkömmliche (altbewährte) Arbeitsweisen beibehalten werden, die nicht zur digitalen Entwicklung passen und somit zwei Herangehensweisen im Unternehmen entstehen.

Zu wenig Kommunikation egal in welche Richtung, egal ob zum Mitarbeiter oder zum Kunde bremsen den Erfolg aus oder machen ihn zunichte.

Ständig im Blick zu halten bei der digitalen Transformation im Unternehmen

Auch wenn schon mehrfach vorher benannt, ist hier noch einmal zu sagen: Digitalisierung und digitale Transformation müssen Chefsache sein. Die Entwicklung einer zum Unternehmen passenden, individuellen Vision und Strategie müssen über allem stehen. Und diese kann nur von oben kommen.

Ideenmanagement mit einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) und Innovationsmanagement müssen entwickelt und eingeführt werden.

Wissensmanagement ist außerdem ein weiterer elementarer Bestandteil.
Es gilt altes zu würdigen und nicht zu vergessen und gleichzeitig Neues auszudenken, auszuprobieren und zu beginnen.

Die Bedürfnisse von Kunden und Mitarbeitern müssen erkannt und wertgeschätzt werden. Sie gehören ebenfalls in den Mittelpunkt der digitalen Transformation.

Risikomanagement ist nicht nur für die digitale Transformation wichtig und notwendig, sondern auch für die gesamte Unternehmensstrategie.

Im Gesamten muss die Zusammenarbeit übergreifender Teams im Unternehmen gefördert und gefordert werden. Aber auch darüber hinaus ist es wichtig, externe Partner frühzeitig und so umfänglich wie möglich in die Transformationsentwicklung einzubeziehen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Prozesse und Systeme gleich welcher Art analysiert, überdacht und neu gedacht werden müssen. Die Ausgewogenheit von Digitalisierungstechnologie sowie Innovation und Agilität darf hier nicht vergessen werden.

Mut tut gut!

Unsere Handlungsempfehlungen

Beschränken Sie sich auf funktionale Notwendigkeiten bei jedem Prozess, den Sie digitalisieren, damit sie auch bei begrenzten Ressourcen und kleinen Budgets mehrere digitale Prozesse starten können. Informieren Sie sich außerdem welche Fördermöglichkeiten es gibt und welche für Ihr Unternehmen zutreffend sind.

Werden sie zu einer agilen Organisation und kommen Sie weg von starren Projektmethoden. Letztere sind traditionell tief in vielen Unternehmen verankert. Jedoch behindern sie bzw. legen sie die digitale Entwicklung weitgehendst lahm. Der Grund dafür ist, dass IT und Technik sich sehr schnell entwickeln. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie mit einer unflexiblen Organisationsstruktur zu langsam sind, um digitale Lösungen auf einem aktuellen Stand zu halten, ist sehr hoch.

Stellen Sie darum Organisation und Mitarbeiter flexibel auf, um so bei einem kurzfristigen Bedarf an Ressourcen adäquat reagieren zu können. Nutzen Sie gegebenenfalls auch agile Methoden wie Scrum, um Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und ziehen Sie bei Bedarf einen externen Berater o.ä. hinzu – ganz egal ob nur für die reine Beratung oder auch für die konkrete Umsetzung.

Fazit zur Digitalen Transformation in Unternehmen

Die digitale Transformation im Unternehmen und die mit ihr zwangsläufig verbundene Digitalisierung, ist oftmals schwierig und komplex. Spielen doch so viele unterschiedlichen Faktoren zusammen und entscheiden über Erfolg oder Misserfolg.

Einzig eine klare und durchdachte Strategie und eine gangbare Roadmap (zeitlicher Ablauf) verbunden mit einer externen Sichtweise und unter Umständen auch Know-How geben die Chance digitale Transformation erfolgreich zu meistern.

Sicherlich, es ist nicht alles einfach.
Aber wenn sie mit Mut und Freude, Klarheit und mit dem eisernen Willen Ihr Unternehmen in eine neue und profitable Zukunft zu führen voranschreiten, dann wird es sicher gelingen.

Abschließend ein Zitat von Ferdinand Graf von Zeppelin, dem Erfinder der Luftschiffe, kann uns zeigen, wohin der Weg führt:

„Man muss nur wollen und daran glauben, dann wird es gelingen!“

Digitale Transformation

Stefan Lanz

Autor:
Stefan Lanz
Stefan Lanz ist IT-Experte für Digitale Transformation, Daten- und IT-Sicherheit. Er ist IT-Sicherheitsbeauftragter, IT-Sachverständiger, Datenschützer, Coach und Berater für Unternehmen seit 1995. Mehr zu ihm finden Sie hier.