Digitale Strategien entwickeln – aber wie?

Digitalisierung ist fast schon zu einem Unwort geworden, dass keiner mehr hören kann und will. Der Begriff an sich positiv, produktiv und zukunftsweisend wabert meist mit einem visionären Blick durch die Medien, die Politik und Branchenverbände. Doch was Digitalisierung eigentlich genau und konkret heißt, weiß niemand so genau.

Wie können Unternehmen eine sinnvolle digitale Strategie entwickeln und konkrete Maßnahmen dafür planen und am Ende auch umsetzen?
Eines vorneweg: ein papierloses Büro ist zwar das meist genannte, jedoch nur ein Teilszenario der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen helfen, die klassischen Stolpersteine, die bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen auftreten können, zu identifizieren und sie aus dem Weg zu räumen.

Für individuelle Fragen, eine Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung ihrer digitalen Strategie stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Was heißt das und was wollen Sie damit erreichen?

Die Digitalisierung – oder auch digitale Transformation – bezeichnet die Veränderung von Prozessen, Objekten und Ereignissen durch eine zunehmende Nutzung digitaler Endgeräte. Damit steht die Digitalisierung für den fortschreitenden Wandel hin zu digital gestützten Prozessen durch die Zuhilfenahme von Informations- und Kommunikationstechnik. Die digitalen Prozesse haben den Zweck, Informationen computergestützt zu verarbeiten und zu speichern.

Der abstrakten Definition folgt eine konkrete Frage:
Was wollen Sie eigentlich in Ihrem Unternehmen digitalisieren?
Und:
Welches Ziel verfolgen Sie mit dieser digitalen Veränderung?

Die häufigsten Antworten auf diese Frage lauten, dass Unternehmen ihre Attraktivität als Arbeitgeber dadurch steigern möchten. Dies geschieht zum Beispiel dadurch, dass sie Mitarbeitern ein modernes und flexibles Arbeitszeitmodell anbieten können – ganz besonders auch die Standortunabhängigkeit für den Ort der Arbeit. Viele möchten Personalengpässe durch zunehmende Automatisierung abfedern oder möchten die Akquisition neuer Kunden und die Kundenbindung bestehender Kunden verbessern. Häufig genannt wird auch das Unternehmensimage auf ein fortschrittliches und modernes Bild zu trimmen und dies auch nach außen sichtbar zu machen.

Und zuletzt: Ganz klassisch – und fast von jedem genannt – wird das Entfernen papierbasierter Prozesse wie beispielsweise die der Buchhaltung oder des Dokumentenmanagements und die Überführung in ein digitales Umfeld. Dadurch soll auch die Geschwindigkeit, mit der Informationen intern verarbeitet und nach außen weitergegeben werden können, beschleunigt werden.

Acht typische Digitalisierungsszenarien

Strukturierte Prozesse im Unternehmen sind eine notwendige und optimale Grundlage für Digitalisierung. Doch sind heute viele Prozesse in Unternehmen nach wie vor manuell und papierhaft geprägt. Elektronische Abläufe sind zwar in Teilen vorhanden, jedoch meist nicht durchgängig etabliert oder auch gar nicht durchgängig möglich. Daher ist es zwingend notwendig, die digitalen Strukturen auf- und auszubauen – mit Köpfchen und Schritt für Schritt.

Um nicht gleich zu Beginn des Prozesses ins Stolpern zu geraten, ist es notwendig, die häufig auftretenden Probleme in Bezug auf Digitalisierung einmal gehört zu haben und sie bei sich selbst dadurch leichter zu erkennen:

  1. Unstrukturiertes Vorgehen. Es fehlt oftmals eine klare Position zur Digitalisierung.
  2. Verhängnisvolle Gewichtung von Arbeitsprozessen
  3. Jeder Arbeitsablauf wird individuell gestaltet
  4. Harte Grenzen zwischen Fachbereichen und Abteilungen werden gezogen
  5. Zeit-, Personal- und Finanzressourcen werden nicht für den notwendigen und größtmöglichen Nutzen aufgewendet.
  6. Starre Strukturen innerhalb der Organisation verlangsamen den Einführungsprozess und führen dadurch zu veralteten Lösungen
  7. Die Kommunikation von oben nach unten ist nicht transparent
  8. IT-Sicherheit und Datenschutz werden nachgelagert behandelt, ausgeblendet oder sogar vergessen

Wie also vorgehen, um eine digitale Strategie zu entwickeln?

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Als erstes ist es darum wichtig, strukturiert vorzugehen und sich einen genauen Plan zu machen. Finden Sie eine klare Position zum digitalen Wandel – am besten bevor Sie loslegen. Tun sie es nicht, besteht die Gefahr, dass die Digitalisierung ein Stückwerk wird, das hohe Kosten verursacht und nur einen geringen Nutzen hat. Definieren sie darum strategische Ziele bevor sie Digitalisierung angehen. Finden Sie eine Antwort auf die Frage: Warum will ich digitalisieren? Die Antwort sollte dabei nicht lauten: „Weil alle anderen das auch machen.“

Priorisieren Sie und legen Sie eine Reihenfolge fest; denn nicht alle Geschäftsprozesse haben die gleiche Relevanz und einen gleich hohen Nutzen. Häufig werden in den Unternehmen vorrangig einfache und leichte Geschäftsprozesse digitalisiert, bei denen häufig der finanzielle Nutzen vergleichsweise gering ist.
Das Risiko bzw. die Gefahr dabei ist, dass der Erfolg der einzelnen Digitalisierungsmaßnahme kaum spürbar ist, und damit die Motivation weiter zu digitalisieren deutlich zurückgeht.

Unsere Handlungsempfehlungen ist, dass sie sich zuerst der Prozesse in Ihrem Unternehmen annehmen, durch die sie sich einen hohen Nutzen versprechen – zum Beispiel durch eine Zeit- oder Kostenersparnis. Legen Sie in jedem Fall fest, welche Schritte für die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen gegangen werden sollen und legen Sie eine verbindliche Reihenfolge für die Umsetzung fest.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass sie Prozesse im hohen Maße standardisieren und vereinfachen. Wenn im Unternehmen jede Abteilung oder jeder Mitarbeiter ihre/seine eigene und individuelle Arbeitsweise oder Ablagesystem hat, hindert dieses sehr stark die Digitalisierung und schränkt sie ein. Der Grund dafür ist: Je unterschiedlicher die einzelnen Geschäftsprozesse aufgebaut sind, desto aufwendiger wird das Prozessmanagement.

Machen Sie es sich darum zur Aufgabe, ähnliche Geschäftsabläufe zu vereinheitlichen, zu vereinfachen und zu standardisieren. Je nach Prozess ist dies ganz oder teilweise möglich. Entwickeln Sie außerdem ein einheitliches Steuerungs- und Regelungssystem für die Umsetzung ihrer digitalen Planung.

Denken Sie in Prozessen und Strukturen, die nicht an den Enden eines Fachbereiches oder einer Abteilung enden. Dokumente und Dateien durchqueren beim Bearbeiten oftmals mehrere Abteilungen. Damit dies reibungslos funktioniert ist eine funktionierende Kommunikation an den Schnittstellen eine grundlegende Notwendigkeit.

Wird dies nicht beachtet besteht die Gefahr, dass sich digitale Inseln entwickeln, die im Nachhinein mehr Probleme verursachen als sie lösen konnten.

Richten Sie darum Ihren Blick nicht nur auf die ursprünglichen Anforderungen einzelner Prozesse, sondern entwickeln Sie einen Weitblick dafür, wie die Abläufe in ihrem Unternehmen sind. Gestalten Sie die Struktur neuer Geschäftsprozesse so, dass andere Prozesse und Lösungen in diese Struktur integriert werden können. Denken Sie bei der Digitalisierung eines einzelnen Geschäftsprozesses immer an die Optimierung der Kompatibilität mit anderen Lösungen, die künftig und wahrscheinlich auch digital möglich sind.

Anforderungsprofil

Schärfen Sie Ihren Blick für das Notwendige, damit Sie den digitalen Reifegrad ihres Unternehmens schnell steigern können. Dies ist so oder so erstrebenswert, um zukunftsfähig und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Gerade wenn viele Prozesse noch nicht oder nur teilweise digitalisiert sind, kostet es Ihr Unternehmen jedoch viele Ressourcen. Diese sind jedoch zumeist begrenzt und – ähnlich wie Budgets – oftmals zu niedrig.

Dies ist gefährlich da dadurch unter Umständen nur eine oder wenige Prozesse mit einer hohen Detailtiefe digitalisiert werden. Häufig bleibt der mit dieser Maßnahme verbundene Erfolg aus.

Unsere Handlungsempfehlungen

Beschränken Sie sich auf funktionale Notwendigkeiten bei jedem Prozess, den Sie digitalisieren, damit sie auch bei begrenzten Ressourcen und kleinen Budgets mehrere digitale Prozesse starten können. Informieren Sie sich außerdem welche Fördermöglichkeiten es gibt und welche für Ihr Unternehmen zutreffend sind.

Werden sie zu einer agilen Organisation und kommen Sie weg von starren Projektmethoden. Letztere sind traditionell tief in vielen Unternehmen verankert. Jedoch behindern sie bzw. legen sie die digitale Entwicklung weitgehendst lahm. Der Grund dafür ist, dass IT und Technik sich sehr schnell entwickeln. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie mit einer unflexiblen Organisationsstruktur zu langsam sind, um digitale Lösungen auf einem aktuellen Stand zu halten, ist sehr hoch.

Stellen Sie darum Organisation und Mitarbeiter flexibel auf, um so bei einem kurzfristigen Bedarf an Ressourcen adäquat reagieren zu können. Nutzen Sie gegebenenfalls auch agile Methoden wie Scrum, um Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und ziehen Sie bei Bedarf einen externen Berater o.ä. hinzu – ganz egal ob nur für die reine Beratung oder auch für die konkrete Umsetzung.

Ein Erfolgsgeheimnis für digitalen Wandel ist: Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter dabei mit

Die Umsetzung des digitalen Wandels wird in vielen Unternehmen von oben nach unten umgesetzt – oftmals mit der Brechstange.

Das Problem dabei ist, dass Geschäftsprozesse aber im entscheidenden Maße trotz aller Technik vom Menschen an sich gelebt werden. Menschen sind aber dummerweise meist Gewohnheitsstiere, die nur widerwillig ihre geliebten und langjährig gepflegten Gewohnheiten verändern.

Die Gefahr, dass Mitarbeiter in den Maßnahmen keinen Mehrwert für sich sehen oder fühlen, und häufig das Gefühl haben, im Veränderungsprozess übergangen zu werden, ist immens hoch. Die Konsequenz: Sie gehen in den Widerstand, anstatt die Dinge aktiv anzupacken und Freude an der Veränderung haben.

Gestalten Sie darum die Kommunikation in Bezug auf Ihre Digitalisierung so transparent und umfänglich wie möglich. Zeigen Sie konkret auf welche Vorteile die Veränderung im Alltag für die Mitarbeiter mit sich bringt und informieren Sie diese bevor Sie erste Schritte gehen. Achten Sie auch darauf, die Mitarbeiter frühzeitig in Projekte, die sie betreffen, miteinzubeziehen und schulen Sie sie bei der Umsetzung und Anwendung der neuen Prozesse.

Digitale Transformation

Sorgen Sie als nächstes für Sicherheit und Datenschutz

Wir stellen fest, dass Unternehmen oftmals diese beiden Punkte, in dem massiven Druck zu digitalisieren, vernachlässigen und dadurch Gefahr laufen, rechtlich relevante Fehler zu machen und beispielsweise dem Schutz personenbezogener Daten von Kunden, Lieferanten und auch Mitarbeitern zu wenig Aufmerksamkeit zu schenken. Mögliche Konsequenzen sind vielfältig und reichen von dem Verlust von Kunden, der Kündigung von Geschäftsbeziehungen bis hin zu Bußgeldern von Behörden.

Informieren Sie sich darum ausführlich und prüfen Sie entstehende Risiken hinsichtlich IT-Sicherheit und Datenschutz, damit Ihnen die Chancen der Digitalisierung erhalten bleiben. Lassen Sie Ihre Systeme analysieren und prüfen Sie intensiv, ob die Sicherheit Ihrer IT gewährleistet ist. Gängige Methoden dabei sind beispielsweise ein ausführlicher IT-sicherheitscheck oder auch ein Penetrationstest. Bei diesen wird geprüft, wie einfach bzw. schwer es Angreifern gemacht wird, Zugriff auf Ihre Daten zu erhalten. Verwenden Sie die Ergebnisse, um Sicherheitslücken zu schließen und weitere organisatorische und technische Maßnahmen zu ergreifen, die die Sicherheit Ihrer Systeme und der darauf enthaltenen Daten zu erhöhen. Mitarbeiterschulungen schärfen das Sicherheits- und Risikobewusstsein Ihrer Belegschaft und sollten deshalb regelmäßig durchgeführt werden. Haben Sie in Ihrem eigenen Unternehmen unter Umständen nicht die notwendige Kompetenz, ziehen sie einfach eine externe Fachkraft zur Beratung oder für die Umsetzung hinzu. Dies können beispielsweise Ihr IT-Dienstleister, der bzw. die Datenschutzbeauftragte oder ein IT-Berater sein.