Wie sich der Mittelstand erfolgreich digitalisieren kann
Digitalisierung ist nicht nur für große Unternehmen von allumfassender Bedeutung, sondern auch für den Mittelstand mittlerweile ein Muss. Das scheint in den Köpfen angekommen zu sein, denn laut einer Studie von Bitkom – einem Branchenverband der deutschen Telekommunikationsbereiche – hat Corona den digitalen Wandel beschleunigt.
Die Digitalisierungsmaßnahmen, die in vielen Unternehmen also zumindest ein Stück weit aus der Pandemie heraus entstanden sind, haben sich bewährt und treiben den künftigen Normalbetrieb weiter, so Bitkom. Der Verband fordert von der Politik, diese Entwicklung zu unterstützen. Digitalisierung dürfe nicht als Problem betrachtet werden, sondern als dauerhafter Prozess und als einzigen Weg, um die Herausforderungen der Gegenwart zu meistern.
Kein Abwarten – loslegen
Konkret nutzen die Unternehmen heutzutage zum Beispiel Big Data, sogar zwei Drittel das Internet of Things. Am häufigsten setzen Firmen Künstliche Intelligenz (KI) ein – nämlich jedes Dritte. Logisch, dass die Digitalisierung auch den Wettbewerbsdruck erhöht. Jedes zweite Unternehmen stellt fest, dass direkte Konkurrenten voraus sind, wenn sie frühzeitig auf Digitalisierung gesetzt haben.
Abwarten steht also nicht zur Debatte. Wer digital gut aufgestellt ist, kann auch schneller auf unerwartete Veränderungen reagieren. Allein die Themen Homeoffice oder Videokonferenzen beweisen das.
Noch mehr Vorteile der Digitalisierung sind die effizienteren Prozesse, durch die ein Betrieb produktiver werden kann und gleichzeitig weniger Fehler macht. Bedeutet auch: weniger Kosten. Die Kommunikation intern ist zudem leichter, wodurch die Mitarbeiter motivierter werden. Auch die Nähe zum Kunden hat sich vereinfacht, mehr Einblicke ins Kundenverhalten inklusive. Im besten Fall wird die Strategie des Unternehmens klarer.
Vorteile in den Vordergrund stellen
Um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen, bietet es sich an, einer bestimmten Struktur zu folgen. Zunächst einmal müssen die Mitarbeiter verstehen, welche Vorteile die Digitalisierung für die Firma und vor allem für sich selbst bringen kann. Nur dann ziehen alle an einem Strang. Die Frage ist nur: Wo soll der Anfang gemacht werden? Dafür sollten sich die Chefs selbst ein paar Fragen stellen.
Wie könnte man beispielsweise die typischen, häufig gestellten Fragen der Kunden digital beantworten? Es könnte außerdem von Vorteil sein, wenn Kunden öfter digital Angebote erhalten. Es stellen sich auch Fragen im Zusammenhang mit dem Bestellprozess: Kann der Kunde beim Onlineshop alles selbst erledigen? Natürlich gilt es zu prüfen, ob ganz neue Prozesse und Geschäftsmodelle durch die Digitalisierung möglich sind.
Wer sich diese Fragen beantwortet, kann sich erst Ziele setzen wie Zeitersparnis, bessere Zusammenarbeit oder effizientere Prozesse im Team.
Den „digitalen Reifegrad“ bestimmen
Beruhigend ist: Kaum ein Unternehmen muss mit der Digitalisierung bei null anfangen. Bestimmte Bereiche sind oft schon gut digitalisiert – vielleicht im Vertrieb, bei dem die Kundendaten digital erfasst werden. Also muss sich der Betrieb fragen, welchen digitalen Fortschritt er schon gemacht hat. Das bedeutet, dass er seinen „digitalen Reifegrad“ bestimmt. Das geht unter anderem über kostenlose Online-Checks wie unter www.mittelstand-digital.de
Eine Sache muss grundlegend verstanden werden: Die digitale Strategie ist nie beendet, sie wird immer weiterentwickelt. Ob sie funktioniert, lässt sich am Erreichen der zuvor festgesteckten Ziele festmachen, oder an diversen Kennzahlen, beispielsweise Prozentzahlen oder einem Plus an Bestellungen oder dem Umsatz.
So früh wie möglich sollten aufgeschlossene Mitarbeiter gewonnen werden. Ein Digitalverantwortlicher sollte die Umsetzung der Digitalisierung steuern. Er vermittelt auch die Ideen. Am Knowhow sollte ohnehin niemand sparen. Falls es daran mangelt, lohnt es sich, externe Berater zu beauftragen oder gar einen Digitalexperten einzustellen.
Klein anfangen und dann durchstarten
Wer den „digitalen Reifegrad“ bestimmt hat und nun mit der Transformation loslegen will, sollte nicht alles auf einmal ändern oder neu erfinden. Sinniger ist es, zunächst ein Produkt, eine Abteilung oder Marketing-Kampagne digital zu verändern.
Angenommen, zuerst soll ein Produkt geändert werden, das digital besser vermarktet werden soll, damit es mehr Kunden erreicht. Mit einer Website, die über E-Mail und Social Media beworben wird, eingebettet in eine Kommunikationskampagne, kann das funktionieren. Zudem kann es zügig umgesetzt werden und auch der Erfolg ist mit Analysen leicht messbar. Wenn es klappt, können weitere Produkte folgen. Erste Erfolge motivieren Chefs und Mitarbeiter. Der weitere Ausbau entwickelt sich dann wie von selbst.
Wichtig ist, das Vorgehen nicht über einen Testserver, sondern in der Realität umzusetzen. Echte Unternehmenskunden müssen die Produkte selbst in den Warenkorb legen und bestellen, sonst ist das Ergebnis nie echt.
Firmen setzen auf Cloud-Lösungen
Die Grundlage für eine digitale Transformation sieht demnach so aus: Die Ziele sind gesetzt, die Mitarbeiter in die Entwicklung eingebunden und der „digitale Reifegrad“ ist bestimmt. Für den Start ist vor allem die Technologie entscheidend, wie schnelles Internet.
Glasfaser-Internet ist für Unternehmen eine gute Investition für die kommenden Jahrzehnte. Abgesehen davon spart die Technologie 85 Prozent des Energieverbrauchs im Vergleich zu DSL – das sagen die meisten Experten in diesem Bereich.
Der Einsatz der richtigen Programme ist ebenfalls wichtig. Da geht es oft um vernetzte Teamarbeit oder Datenanalyse. Viele Unternehmen setzen auf Cloud-Lösungen zum Mieten, statt auf eigene Server. Das hat den Vorteil, dass Dinge wie Installation, Backups oder Sicherheit in den Händen anderer liegen.
Richtig analysieren mit KPIs
Schließlich geht es um die Infrastruktur. Konkret gemeint sind Netzwerkkomponenten, Unternehmenskommunikation, Datenaustausch und -speicherung sowie ein Betriebssystem. Auch diese Aufgaben können durch externe Services umgesetzt werde. Beispiele sind gemietete Data Center oder Unified Communications.
Bedenken sollten die Verantwortlichen: Digitalisierung läuft in Zyklen ab. Es geht darum, etwas Neues auf den Weg zu bringen und zu messen, wie gut es funktioniert. Dadurch kann eine neue, verbesserte Version geschaffen werden. Dann beginnt der Zyklus neu und die Entwicklung setzt sich fort.
Richtig analysieren und messen können Unternehmen unter anderem über sogenannte KPIs (Key Performance Indicator). Sie können Bestellungen, Umsatz, Verweildauer oder Aufmerksamkeit analysieren. Wichtig dabei ist Kontinuität und die Definition regelmäßig wiederkehrender Beobachtungsintervalle. Etwa der Zeitraum eines Quartals. Von all diesen Ergebnissen lassen sich Rückschlüsse und Handlungsempfehlungen ableiten.
Fazit
Das Unternehmen setzt seine Digitalisierung fort, indem es sich zunächst seine Ziele steckt. Es sollte seine Mitarbeiter schnellstmöglich mit ins Boot nehmen und ihnen die Vorteile des Vorhabens verdeutlichen. Danach geht es daran, den „digitalen Reifegrad“ zu bestimmen. Digitalisiert wird schließlich Schritt für Schritt und nicht alles auf einmal – erst einmal sollte nur ein kleinerer Bereich digitalisiert werden. Die Ergebnisse davon können gemessen und analysiert werden, sodass klar wird, ob der eingeschlagene Weg der richtige ist. Grundlage ist eine funktionierende Technologie: Das Internet sowie die Hard- und Software müssen stimmen. Wichtig ist, sich vor Augen zu halten, dass Digitalisierung ein Prozess ist, der sich immer weiterentwickelt und nie abgeschlossen ist.
Autor:
Stefan Lanz
Ich bin IT-Experte für Digitale Transformation, Daten- und IT-Sicherheit. Ich bin IT-Sicherheitsbeauftragter, IT-Sachverständiger, Datenschützer, Coach und Berater für Unternehmen seit 1995. Mehr zu mir finden Sie hier.
