So lassen sich Daten perfekt verwalten

Überall sind Daten. Und es werden mehr. In jeder Sekunde. Unternehmen kommen nicht mehr umhin, sich mit einem Daten-Management zu beschäftigen. Früher gab es das nicht. Früher gab es die einfache elektronische Datenverarbeitung (EDV). Da wurden Kundendaten erfasst und die Mitarbeiter konnten sie verwalten. Die Aufgaben wurden jedoch komplexer, die Daten mehr. Hinzu kamen gesetzliche Vorgaben wie der Datenschutz und natürlich die Aufgabe, mögliche Datenverluste durch Cybercrime, Hardware-Defekte oder falsche Bedienung zu verhindern.

Kurz gesagt: Heutzutage ist Daten-Management ein Muss. Da gehört alles dazu, vom Erheben der Daten über die Archivierung bis hin zum Löschen. Weil es sozusagen den Lebenszyklus von Daten umfasst, ist die Rede vom Data Life Management (DLM). Ganz grob lässt sich das Daten-Management in vier Etappen aufteilen.

Die Datenerhebung

Die europäische Datenschutzgrundverordnung legt fest, dass nur die nötigsten Informationen gesammelt werden dürfen, und, dass bei personenbezogenen Daten die Betroffenen der Datenverarbeitung zustimmen müssen. Die Erfassung der Daten sollte dabei sehr sorgfältig vonstattengehen, damit Nacharbeitungen oder Fehler von vornherein vermeidet werden können.

Datenspeicherung

Hier lautet die Frage: Wo sollen die Daten gespeichert werden? Auf einem lokalen Datenträger? In der Cloud? Oder einer Kombination von Beidem? Wie dem auch sei, Datenschutz und -sicherheit müssen ganz oben stehen. Daten müssen vor unerlaubten Zugriffen geschützt sein. Hier sind verschiedene Backups, sichere Passwörter und natürlich der Virenschutz sowie eine Firewall vonnöten.

Datenarchivierung

Einige Daten müssen per Gesetz eine bestimmte Zeitlang aufbewahrt werden, beispielsweise Rechnungen oder Steuerunterlagen. Auch wenn sie aktuell nicht gebraucht werden, sind sie zu archivieren.

Datenlöschung

Sobald die Daten keiner Aufbewahrungspflicht mehr unterliegen, sollten sie gelöscht werden. Andernfalls würden die sich auftürmenden Datenberge die Speicherressourcen aufbrauchen. Personenbezogene Daten müssen sogar zwingend gelöscht werden.

Fazit

Es gibt verschiedene Lösungen, mit denen die Datenmassen in die richtigen Kanäle gelenkt werden können. Dafür benötigt jedes Unternehmen ein Konzept und ein Daten-Management. Auf dieser Grundlage lässt sich alles weitere aufbauen. Das Wichtigste dabei: Die Daten müssen gespeichert, und die Datenbanken aktuell gehalten werden.

Stefan Lanz

Autor:
Stefan Lanz
Stefan Lanz ist IT-Experte für Digitale Transformation, Daten- und IT-Sicherheit. Er ist IT-Sicherheitsbeauftragter, IT-Sachverständiger, Datenschützer, Coach und Berater für Unternehmen seit 1995. Mehr zu ihm finden Sie hier.