Der digitale Reifegrad und die Reifegradbestimmung

Das Wort digitale Transformation sagt es bereits aus: Sie ist kein einmaliger Aufwand und kein einmaliges Todo, sondern ein laufender und beständig notwendiger Prozess, den Unternehmen heute „erledigen“ müssen, um zukunftsfähig zu sein.

Digitale Transformation umfasst im Kern die Prozesse im Unternehmen. Und auch der Mensch spielt eine entscheidende Rolle. Aus diesen beiden Gründen ist es für Unternehmen zwingend erforderlich, die digitale Veränderung in ein Gesamtkonzept bzw. in eine digitale Strategie zu packen.

Um herauszufinden, wie digital Ihr Unternehmen heute ist – man spricht hier vom digitalen Reifegrad – ist es notwendig, sich verschiedene Bereiche anzusehen.

Diese Bereiche sind

  • Strategie
  • Technologie
  • alles rund um Produkte & Dienste/Dienstleistungen
  • alles rund um Organisation und Prozesse
  • alles was zu Menschen, Mitarbeitern und Abteilungs-Teams gehört.

Unser Blog-Artikel verrät, worauf des bei der Bestimmung des Reifegrades ankommt und gibt beispielhafte Ideen, wie dies gelingen kann.

Strategie

Die Strategie umfasst die Dinge, die als Ziele im Unternehmen entwickelt, definiert und benannt sind. Also auch die Entwicklung. eines neuen Geschäftsmodelle

Technologie

Unter dem Punkt Technologie ist vorrangig die IT-Infrastruktur und die Vernetzung innerhalb und außerhalb des Unternehmens gemeint. Außerdem gehören die Anpassbarkeit der IT Dienste und im großen Maße auch Big Data zur Technologie.

Menschen

Bei Mitarbeitern, Teams und Menschen im Unternehmen gehört zur Bestimmung des Reifegrades das Thema der Aufgabenverteilung, der Qualifikation der Mitarbeiter, deren Motivation und die Mitarbeiterführung.

Produkte & Dienste

Bei den Produkten ist die Weiterentwicklung ebenso relevant, wie die Neuentwicklung ebendieser. Sehr eng damit verbunden sind auch Dienstleistungen, die mit den Produkten zusammenhängen bzw. auch eigenständig stehen können.

Man spricht hier von Services.

Organisation & Prozesse

Im Bereich der Organisation und der Prozesse ist vor allem der heutige Standardisierungsgrad festzulegen und festzuhalten. Es geht darum zu begreifen, wie agil Prozesse heute bereits sind und wie mit Innovationen und Neuerungen im Unternehmen umgegangen wird. Außerdem relevant wie mit anderen Dienstleistern, Lieferanten, Kunden und zuletzt auch Wettbewerbern umgegangen wird.

Im Besonderen ist auch das mobile und ortsunabhängige Arbeiten beim Thema Organisation und Prozesse anzusiedeln.

Verantwortlichkeiten für Digitalisierung + Digitale Transformation

Bei der Definition des digitalen Reifegrades ist es außerdem notwendig, verschiedene weitere Dinge zu prüfen:
So zum Beispiel, ob es einen Verantwortlichen für das Thema Digitalisierung und digitale Transformation gibt, der die Strategie und das Vorantreiben der beiden Dinge verantwortet und überwacht.

Eine weitere Aufgabe dieses Verantwortlichen ist es, Planungen anzustoßen und im Prozess zu überwachen und laufend Wettbewerber und Markt zu prüfen, um herauszufinden, welche notwendigen weiteren Entwicklungen der eigenen Produkte und Dienste notwendig sind.
Bei der Bestimmung des digitalen Reifegrades, ist es hier im Besonderen erforderlich zu prüfen, ob es hier ebenfalls festgelegte Verantwortlichkeiten gibt.

Digitalisierungsprojekte

Ebenso ist für die Reifegradbestimmung zu prüfen, welche Digitalisierungsprojekte bereits initialisiert oder in der Umsetzung sind.
Solche Digitalisierungsprojekte können z.B. sein:

  • die Entwicklung eines digitalen Geschäftsmodell,
  • die Datenerfassung unter Zuhilfenahme von Sensoren,
  • die Optimierung von Schnittstellen und die Weitergabe der Daten,
  • Effizienzsteigerungen oder die Optimierung von Prozessen (z.B. die digitale Abbildung von Prozessen),
  • die Einführung von Assistenzsystemen,
  • eine gezielte und besondere Weiterentwicklung eines bestimmten Produktes,
  • die Einführung neuer oder zusätzlicher Software.

Kommunikation mit dem Außen und im Innen

In jedem Fall relevant für die Bestimmung eines digitalen Reifegrades ist, inwieweit Kundenkommunikation bereits optimiert ist und ob Systeme existieren, die es ermöglichen, die Daten aus den Kundenkontakten zu erfassen und auszuwerten.

Hier ist auch zu prüfen, ob ein sogenanntes CRM-System (Customer-Relationship-Management-System) bereits vorhanden oder in Planung und Umsetzung ist, dem alle Kontakte, Anliegen und kundenrelevanten Informationen erfasst und „katalogisiert“ werden.

Die Reifegradbestimmung beinhaltet auch eine Prüfung, ob und wieweit Online-Kanäle heute bereits als Absatzmarkt dienen, und inwieweit der ganze Online- und Internet-Bereich bereits für Marketing und Kommunikation verwendet werden.

Als Basis Aufgabe gehört hierzu in jedem Fall die konsequente Nutzung von E-Mails anstatt Papier, und das Vorhandensein sowie die Nutzung einer Internetseite und/oder eines Onlineshops.

Smart Factory für Industrie-Unternehmen

Bei Industrieunternehmen ist im Besonderen noch zu beachten und zu prüfen, inwieweit das Thema „Digitale Fabrik“ (= Smart Factory) bereits in der Planung oder Umsetzung ist.

Dazu gehört auch inwieweit heutige Produktionsanlagen bereits vernetzt sind bzw. die Möglichkeit für Vernetzung bieten.

Digitale Lösungen

Digitalisierung und digitale Transformation treiben in einem hohen Maße auch digitale Lösungen grundsätzlicher Art und Weise voran.

Im Folgenden eine kleine Aufzählung von Systemen und digitalen Lösungen, die in Unternehmen üblich sind, und die, für die Reifegradbestimmung hergenommen werden können:

  • Cloud-Computing
  • Software as a Service (z.B. Online-Kalender oder Chatbots zur Kommunikation und Interaktion mit den Kunden)
  • digitale Plattformen
  • MES- bzw. ERP-System
  • PLM-System
  • digitaler Zwilling
  • Analysen mit Big Data Ansatz (wie beispielsweise die Auswertung von Maschinen- oder Social-Media Daten)
  • 3D Druck
  • Virtual bzw. Augmented Reality
  • Robotik
  • Assistenzsysteme z.B. zur Wartung, Montage, Kommunikation Konfiguration
  • Blockchain
  • Künstliche Intelligenz (KI)
Sicherheit geht vor!

IT-Sicherheit + Cyber-Abwehr

Das Thema IT-Sicherheit spielt bei der Bestimmung des digitalen Reifegrades eine weitere sehr große Rolle.
Ohne eine entsprechende IT-Sicherheitsstrategie ist digitale Transformation bzw. Digitalisierung fahrlässig umgesetzt und im schlimmsten Fall sogar existenzbedrohend für ein Unternehmen.

Insofern gilt es zu prüfen, ob entsprechende IT-Managementsysteme, Verschlüsselung, Datensicherung, Antivirenprogramme und eine sichere (getrennte) IT-Infrastruktur bereits vorhanden sind.

Alles für den Kunden

Das Thema Kundenbedarf und Kundenanalyse ist ebenfalls ein Thema.

Hier ebenfalls eine beispielhafte Aufzählung entsprechender Punkte:

  • Vorhandensein einer digitalen Kundendatenbank
  • Nutzung von Bewertungsportalen
  • Profil-Erstellung der Kunden
  • Analyse der Nutzungsverhalten der Kunden
  • Einbindung der Kunden in den Entwicklungsprozess
  • Analyse und Nutzung der „user experience“
  • die Analyse des Customer Journey oder von Social Media Touchpoints
  • prädiktive Analysen von Kundendaten in Bezug auf ihr Nutzungsverhalten und weiteren Bedarfen.

Organisationsentwicklung

Folgende Organisationsansätze sind bei der Reifegradbestimmung zu beachten und spielen eine wichtige Rolle:

  • Der Einsatz Eines Wissensmanagements das zentral verwaltet und vorangetrieben wird.
  • Teams, die sich selbst organisieren und autonom agieren können.
  • Das Vorhandensein einer Arbeitsgruppe zum Thema Digitalisierung und digitale Transformation
  • Die Benennung Definition und Umsetzung digitaler Pilotprojekte
  • Der Einsatz agiler Projektmethoden bzw. Managementmethoden, wie Scrum oder Kanban
  • Lean Management
  • Der Einsatz neuer Arbeitsformen (wie beispielsweise „working out loud“ oder der Schwarmorganisation)

In Bezug auf die Organisationsansätze ist letztendlich auch der Einsatz digitaler Tools relevant. So wären beispielsweise digitale Plattformen zu benennen, wie SharePoint oder das grundsätzliche Vorhandensein eines Firmen-Intranets. Auch die Nutzung von Microsoft Teams oder Slack oder anderen internen Kommunikationslösungen und virtuelle Zusammenarbeit z.B. in Form von Online Meetings gehört hier dazu.

Und nicht zu vergessen, ein digitales schwarzes Brett oder/und digitale Planungswand bzw. Planungstafel, digitales Projektmanagement und ein digitales Kanban-Board.

Informationsflüsse intern

Es gilt bei der Bestimmung des digitalen Reifegrades zu prüfen, inwieweit interne Informationsflüsse heute bereits IT-gestützt und IT-unterstützt ablaufen.
Wichtig hier anzusehen, inwieweit Abteilungs-Silos vorhanden sind und wie diese – durch die Digitalstrategie – abgebaut werden können.

Maßnahmen zum Datenschutz sind ebenso relevant wie zur Aktualität und Qualität der erhobenen Daten.

Wie sieht es mit der bereichsübergreifenden Weitergabe von Daten und Kommunikation aus (sogenannte Daten-Demokratie)? Ist sie kontextspezifisch möglich und geregelt?

Nutzen Führungskräfte bereits Datenanalysen als Grundlage für ihre Entscheidungsfindung?

Digitale Transformation

Menschen, Mitarbeiter, Teams & Abteilungen

Wie hoch der Anteil der Digitalisierungs-Kompetenzen der Mitarbeiter und Angestellten? Besteht z.B. die Fähigkeit der Datenanalyse, wie sieht die Kommunikationsfähigkeit und das Prozess-Know-how aus? Wird bereits Kollaborationssoftware eingesetzt?

Wie sieht es mit der Mitarbeiter Schulung und Weiterbildung zum Thema digitale Kompetenzen aus? Existiert hier bereits ein Plan und wird dieser auch wirklich umgesetzt? Wie verhalten sich die Führungskräfte und im Besonderen der Geschäftsführer bzw. Inhaber in ihrer Rolle als Vorbild bei der Digitalisierung?

Wie hoch ist die Bereitschaft ihre Mitarbeiter zur Nutzung neuer digitaler Technologien?

Kennen die Mitarbeiter die Digitalisierung Ziele und die Digitalisierungsstrategie?

Unsere Empfehlung zum Schluss

Abschließend lässt sich sagen:

Bei der Bestimmung des Reifegrades ist eine Vielzahl an Punkten zu prüfen, zu hinterfragen und zu beachten.

Die Empfehlung lautet, sich unbedingt externe Hilfe hierzu zu holen, da eine Hauptschwierigkeit darin liegt, das Unternehmen vollständig zu erfassen und zu verstehen, damit die Fragen „echt“ beantwortet werden können.

Und am letzten Ende haben Unternehmen nichts davon, wenn von einem falschen (zu hohen) Digitalisierungsgrad ausgegangen wird, weil alle Annahmen für Digitalisierung und Digitale Transformation auf diesem IST-Stand beruhen.

Stefan Lanz

Autor:
Stefan Lanz
Stefan Lanz ist IT-Experte für Digitale Transformation, Daten- und IT-Sicherheit. Er ist IT-Sicherheitsbeauftragter, IT-Sachverständiger, Datenschützer, Coach und Berater für Unternehmen seit 1995. Mehr zu ihm finden Sie hier.