So vermeiden Unternehmen Fehler bei der Digitalisierung

Es ist nicht einfach, aber machbar und wichtig für ein Unternehmen, eine digitale Strategie zu entwickeln. Dass sie notwendig ist, muss nicht mehr diskutiert werden. Auf dem Weg zur Digitalisierung von Unternehmensprozessen warten einige Stolpersteine. Dieser Artikel identifiziert sie und soll helfen, sie zu eliminieren.

I. Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Wenn analoge Prozesse durch Informations- und Kommunikationstechnik gewandelt werden, sind sie digital. Fortan werden Informationen also auch digital verarbeitet.

Die Antwort auf die erste Frage, ist eine der wichtigsten. Das Unternehmen muss sich klarmachen, welches Ziel es mit der Digitalisierung verfolgt.

Dafür könnte es einige Gründe geben:

  1. Zeit und Kosten zu sparen – das würde Wettbewerbsvorteile sichern.
  2. Das Unternehmensimage weiterentwickeln und vor allem sichtbar machen.
  3. Personalengpässe durch Automatisierung abfedern.
  4. Als Arbeitgeber attraktiver werden.
  5. Kundenakquise- und Bindung verbessern und
  6. Papierbasierte Prozesse (Buchhaltung, Informationsmanagement) beschleunigen.

II. Acht Digitalisierungsszenarien

Viele Prozesse in Unternehmen werden immer noch auf Papier besiegelt. Sie sollten allerdings digital durchgeführt werden, um der Digitalisierung auch als Grundlage zu dienen. Diese Strukturen müssen demnach erst auf- oder ausgebaut werden. Damit das auch klappt, sollte auf Folgendes geachtet werden:

1. Das Vorgehen muss strukturiert sein

Es kann sein, dass den Unternehmen eine klare Position zur digitalen Transformation fehlt. Das kann dazu führen, dass diese viel kostet und wenig nutzt.

Eine Lösung: Die strategischen Ziele müssen klar sein. Es muss eine konkrete Antwort auf die Frage geben, warum das Unternehmen digitalisiert werden soll.

2. Die Gewichtung von Arbeitsprozessen muss durchdacht sein

Unternehmen digitalisieren oft einfache und leichte Geschäftsprozesse zuerst, obwohl sie keinen großen finanziellen oder ressourcenschonenden Nutzen haben. Dadurch kann es sein, dass sowohl das Management als auch die Mitarbeiter gar nichts von den Digitalisierungsmaßnahmen spüren. Damit schrumpft auch deren Motivation, den Plan weiter zu verfolgen.

Eine Lösung: Das Unternehmen muss eine Reihenfolge festlegen, welche Prozesse zuerst digital gewandelt werden sollen. Es müssen diejenigen sein, die durch die Digitalisierung wahrgenommen werden und viel nutzen, indem sie Zeit oder Kosten einsparen.

3. Prozesse müssen standardisiert werden

Die Arbeitsabläufe sollten im ganzen Unternehmen gleich sein. Kein Mitarbeiter sollte beispielsweise ein anderes Ablagesystem haben als sein Kollege. Denn das macht das Prozessmanagement aufwendiger.

Eine Lösung: Die Geschäftsabläufe sollten im Zuge der Digitalisierung vereinheitlicht werden, zumindest teilweise. Es sollte zudem ein einheitliches Steuerungs- und Regelungssystem entwickelt werden.

4. Es sollte keine harten Grenzen zwischen Fachbereichen und Abteilungen geben

Digitalisiert wird alles. So durchlaufen etwa Dokumente mehrere Abteilungen, wenn sie bearbeitet werden. Einzelne Fachbereiche dürfen sich also nicht abgrenzen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich digitale Insellösungen bilden, die zu Problemen führen.

Eine Lösung: Andere Prozesse und Lösungen sollten in die angedachte Prozessstruktur integriert werden können. Wenn einzelne Geschäftsprozesse digitalisiert werden, muss das Unternehmen daran denken, dass sie mit anderen Lösungen kompatibel sein müssen.

5. Zeit-, Personal- und Finanzressourcen: es geht nur um das Notwendige

Es kostet Ressourcen und Budgets, um ein Unternehmen zu digitalisieren. Diese sind aber nur begrenzt verfügbar. Die Gefahr besteht darin, dass das Unternehmen nur einen oder wenige Prozesse digitalisiert, diese dafür aber sehr detailliert. Einen Prozess isoliert zu digitalisieren, bringt aber nicht den erhofften, gesamtwirtschaftlichen Erfolg.

Eine Lösung: Das Unternehmen kann mehr digitale Prozesse stärken, wenn es sich auf die funktionale Notwendigkeit bei jedem Prozess beschränkt. Außerdem gibt es staatliche Fördergelder, die im Zuge der Digitalisierung abgegriffen werden können und sollten.

6. Starre Organisationsstrukturen verlangsamen den Prozess

Für den Digitalen Wandel ist auch eine neue IT-Organisation vonnöten. Starre Projektmethoden und sequenzielle Realisierung, wie es die traditionelle IT kennt, sind nicht optimal. Der Grund dafür ist, dass eingeführte digitale Lösungen schnell wieder veraltet sind und von einer hohen Dynamik geprägt ist.

Eine Lösung: Um auf einen plötzlichen Bedarf an Ressourcen reagieren zu können, müssen Unternehmensorganisation und Mitarbeiter (vor allem in der IT) flexibel aufgestellt sein. Agile Methoden bei der Digitalisierung der Prozesse sind wichtig – etwa Scrum statt der Wasserfall-Methode. Bei Bedarf sollte eine externe Fachkraft beraten und bei der Umsetzung unterstützen.

7. Die Mitarbeiter müssen von Anfang an dabei sein

Häufig ziehen Unternehmen die Digitalisierung mit dem Top-Down-Prinzip durch. Dabei werden die Geschäftsprozesse von Menschen gelebt und die geben ihre jahrelang gelebten Gewohnheiten nicht gern auf. Es kann aus diesem Grund passieren, dass Mitarbeiter keinen Mehrwert in der Digitalisierung sehen und Widerstand bilden.

Eine Lösung: Wie und was digitalisiert wird, muss unternehmensweit von Beginn an transparent gemacht werden. Den Mitarbeitern müssen die konkreten Vorteile der Digitalisierung aufgezeigt werden. Alle müssen informiert werden, ehe es losgeht. Dafür bieten sich Schulungen für die Umsetzung und Anwendung neuer Prozesse an.

8. Sicherheit ist das A und O

Wer unter dem Digitalisierungs-Druck steht, vernachlässigt oft die Sicherheit. Dabei geht es um den Schutz personenbezogener Daten von Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Es kann aber auch um die Sicherheit eigener oder extern genutzter Systeme gehen. Bei einer zu geringen Sicherheit drohen Cyberangriffe, Systemausfälle oder Wirtschaftsspionage. Die Konsequenzen daraus können Erpressungsversuche sein sowie Imageschaden, Bußgelder oder Kundenabgänge.

Eine Lösung: Information ist alles. Die Risiken müssen bekannt sein und geprüft werden – besonders wenn es um die IT-Sicherheit und den Datenschutz geht. Die Systeme sollten hinsichtlich ihrer Sicherheit analysiert werden. Alle Sicherheitslücken müssen geschlossen werden und wenn dafür weitere technische oder organisatorische Maßnahmen ergriffen werden müssten. Mitarbeiter müssen geschult werden, damit ihnen die Bedeutung von IT- und Datenschutz bewusst wird. Eine externe Fachkraft zur Beratung oder Umsetzung – etwa ein IT-Berater oder ein Datenschutzbeauftragter – kann sinnvoll sein.

Stefan Lanz

Autor:
Stefan Lanz
Ich bin IT-Experte für Digitale Transformation, Daten- und IT-Sicherheit. Ich bin IT-Sicherheitsbeauftragter, IT-Sachverständiger, Datenschützer, Coach und Berater für Unternehmen seit 1995. Mehr zu mir finden Sie hier.