Ordnung schaffen und Kosten senken mit einem professionellen DMS

Sie sind auf der Suche nach wichtigen Dokumenten und Informationen, müssen jedoch täglich einen großen Aufwand betreiben, um an die gewünschten Unterlagen zu kommen? Ein vom Systemhaus Lanz aufgesetztes Dokumentenmanagementsystem (DMS) verschafft Abhilfe und beschleunigt Ihre Arbeitsprozesse.

Mensch versus Maschine

Der Computer ist Menschen bei der Verarbeitung großer Datenmengen haushoch überlegen. Warum also sollten Sie dieses Potential nicht nutzen, um Produktivität, Arbeitsqualität und Prozesslaufzeiten in Ihrem Unternehmen zu steigern? Wo früher hohe Papierstapel und Aktenberge für Chaos gesorgt haben, schafft ein modernes System für die datenbankgestützte Dokumentenerstellung und Dokumentenverwaltung Ordnung und hilft obendrein bei der Kosteneinsparung. Welche Vorteile aber bietet ein von uns implementiertes DMS im Detail?

Elektronische Archivierung an einem zentralen Sammelort

Während Rechnungen, Lieferscheine und Korrespondenzen früher feinsäuberlich in Aktenordnern untergebracht wurden, bringt die digitale Welt diese zwar aufwendige aber dennoch vorhandene Ordnung durcheinander. Schließlich befinden sich die benötigen Unterlagen an verschiedensten Orten wie dem E-Mail-Server, diversen Fileservern und natürlich dem ERP-System. Mit Hilfe einer leistungsstarken DMS-Software ist dieses Chaos Vergangenheit, zumal alle wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort abgelegt werden und jeder Nutzer darauf zugreifen kann.

Kosteneinsparung durch schnelleren Zugriff auf Informationen

In den meisten Unternehmen sammeln sich elektronische Dokumente unterschiedlichster Art an. Ganz gleich, ob Textdateien, Präsentationen, Tabellenkalkulationen oder Grafiken. Irgendwann geht der Überblick verloren, zumal ein Teil der Dokumente auf lokalen Festplatten liegt, während ein anderer Teil wiederum in der Cloud und der Rest auf irgendeinem Server lagert. Wer weiß in einem solchen Fall schon noch, wo er ein Dokument findet, das er vor einem halben Jahr einmal irgendwo abgelegt hat?

Statistiken zur Folge verschwenden Mitarbeiter durchschnittlich 30 Minuten ihrer täglichen Arbeitszeit nur auf das Suchen von Dokumenten. Mit einem maßgeschneiderten System zur Dokumentenverwaltung muss das nicht sein. In der Praxis geht der Einsatz eines DMS-Systems so auch mit einer deutlichen Kostensenkung einher, da Ihre Mitarbeiter die frei werdende Zeit nun produktiv nutzen können, anstatt sich mit der Dokumentensuche aufzureib

Zentrale Dokumentenverwaltung erleichtert standortunabhängiges Arbeiten

Standortunabhängig zu arbeiten ist in der modernen Wirtschaft von zunehmend größerer Bedeutung. Ohne eine zentrale Dokumentenverwaltung ist es allerdings kaum möglich mobil oder aus dem Home-Office heraus zeitnah auf genau die Informationen zuzugreifen, die genau jetzt benötigt werden. Je nach Software gelangen Sie wahlweise per Browseroberfläche oder via WebDAV orts- und zeitunabhängig in das DMS und können so jeden Ort der Welt zu Ihrem Schreibtisch machen. Dies verbessert auch die Kollaboration in Teams und Projekten, da Kommunikations- und Informationsfunktionen einen reibungslosen Ablauf garantieren. Darüber hinaus gestaltet sich eine interne DMS-Lösung hinsichtlich der IT-Security deutlich sicherer als eine externe Lösung wie beispielsweise die „Dropbox“.

Durch DMS Geschäftsprozesse automatisieren

Viele standardisierbare Geschäftsprozesse können mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems umfassend automatisiert werden. Das wiederum spart nicht nur Zeit und Geld, sondern entlastet auch die an den Geschäftsprozessen beteiligten Mitarbeiter erheblich. Ein klassisches Beispiel ist hier die Rechnungsverarbeitung, die sich dank eines von uns implementierten Systems nahezu komplett automatisieren lässt. Gerade wenn große Mengen an eingehenden Rechnungen zu verarbeiten sind, ist ein DMS ein Segen, zumal Erfassung, rechnerische Prüfung und Zahlungsauslösung unter Berücksichtigung von Skontofristen völlig automatisch von der Hand gehen.

Ein DMS hilft dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten

Zu Recht verlangt der Gesetzgeber die Archivierung von unternehmensrelevanten Unterlagen. Mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems fällt die elektronische Archivierung kinderleicht, da diese in der Regel nicht nur die bloße Ablage von Dokumenten ermöglichen, sondern auch eine individuelle Verfahrensdokumentation beinhalten, die vom Gesetzgeber gefordert wird. Lanz Systemhaus unterstützt Sie in dieser Hinsicht sowohl bei der Konfiguration einer maßgeschneiderten DMS-Lösung als auch bei der Planung einer revisionssicheren Verfahrensdokumentation.

Partner an Ihrer Seite

Sie möchten die Vorteile eines leistungsstarken Systems für die datenbankgestützte Dokumentenerstellung und Dokumentenverwaltung nutzen, um Geschäftsprozesse zu automatisieren, eine Kosteneinsparung zu erzielen oder um ihre Workflows digital abbilden zu können? Dann kontaktieren Sie uns noch heute für ein unverbindliches Beratungsgespräch für eine maßgeschneiderte Lösungsfindung.