Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie für den Mittelstand

Digitalisierung betrifft Arbeitsabläufe, die Zusammenarbeit, den Umgang mit Daten und die Anforderungen an Führung und Mitarbeitende. Veränderungen in diesen Bereichen beeinflussen sich gegenseitig: Eine neue Anwendung kann andere Abläufe erforderlich machen und tut es auch häufig. Ein veränderter Prozess kann neue Zuständigkeiten oder zusätzliche Kompetenzen voraussetzen und gewaltig Unruhe in den Unternehmen bewirken.

Eine Digitalisierungsstrategie betrachtet genau diese Zusammenhänge. Sie beschreibt die Ausgangslage, legt Ziele fest und ordnet die Maßnahmen, mit denen diese Ziele erreicht werden sollen. Für mittelständische Unternehmen gehören dabei auch die verfügbaren personellen und finanziellen Ressourcen in die Betrachtung.

IT-Strategie visualisiert durch edle Schachfiguren auf einem Schachbrett

Drei Fragen geben der Strategie eine Struktur

Die Wirtschaftsprüferkammer beschreibt in ihrem Beitrag zur Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie einen grundlegenden Dreischritt:

  • Wo stehen wir heute?

    Die Bestandsaufnahme beschreibt den aktuellen Stand der Digitalisierung.

  • Wo wollen wir hin?

    Die Zielbestimmung legt fest, welchen Zustand das Unternehmen erreichen möchte.

  • Wie kommen wir dorthin?

    Die Maßnahmenplanung beschreibt die dafür erforderlichen Schritte.

Diese Aufgaben bauen aufeinander auf – eine geht nicht ohne die andere. Diese Bestandsaufnahme liefert die Grundlage für die Zielbestimmung. Die Ziele wiederum bilden den Maßstab für die Auswahl geeigneter Maßnahmen.

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Die Bestandsaufnahme: Wie funktioniert das Unternehmen heute?

Eine umfassende Bestandsaufnahme erfasst die vorhandenen Systeme und die tatsächlichen Arbeitsabläufe.

Dabei sind beispielsweise folgende Fragen hilfreich:

  1. Wie werden Informationen erfasst, bearbeitet und weitergegeben?
  2. Wo werden dieselben Daten mehrfach eingegeben?
  3. Welche Übergaben benötigen zusätzliche Abstimmungen?
  4. Sind Aufgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig?
  5. Welche Anwendungen werden genutzt, und welche Abläufe bestehen daneben weiter?
  6. Wo entstehen Engpässe oder unnötige Arbeitsschritte?

Entscheidend ist der Blick auf die tägliche Praxis: Ein dokumentierter Prozess beschreibt den vorgesehenen Ablauf. Die Analyse untersucht, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird.

Dabei können zusätzliche Excel-Listen, wiederholte Dateneingaben oder Freigaben sichtbar werden, die mehrere Abstimmungsschleifen durchlaufen.

Aus der Bestandsaufnahme lassen sich Ansatzpunkte für Veränderungen ableiten. Dazu gehören die Vereinfachung von Abläufen, die Klärung von Zuständigkeiten und die Verringerung unnötiger Übergaben. Anschließend kann geprüft werden, welche digitale Unterstützung sinnvoll ist und zur vorhandenen IT passt.

Die Bestandsaufnahme: Wie funktioniert das Unternehmen heute?

Eine umfassende Bestandsaufnahme erfasst die vorhandenen Systeme und die tatsächlichen Arbeitsabläufe.

Dabei sind beispielsweise folgende Fragen hilfreich:

  1. Wie werden Informationen erfasst, bearbeitet und weitergegeben?
  2. Wo werden dieselben Daten mehrfach eingegeben?
  3. Welche Übergaben benötigen zusätzliche Abstimmungen?
  4. Sind Aufgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig?
  5. Welche Anwendungen werden genutzt, und welche Abläufe bestehen daneben weiter?
  6. Wo entstehen Engpässe oder unnötige Arbeitsschritte?

Entscheidend ist der Blick auf die tägliche Praxis: Ein dokumentierter Prozess beschreibt den vorgesehenen Ablauf. Die Analyse untersucht, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird.

Dabei können zusätzliche Excel-Listen, wiederholte Dateneingaben oder Freigaben sichtbar werden, die mehrere Abstimmungsschleifen durchlaufen.

Aus der Bestandsaufnahme lassen sich Ansatzpunkte für Veränderungen ableiten. Dazu gehören die Vereinfachung von Abläufen, die Klärung von Zuständigkeiten und die Verringerung unnötiger Übergaben. Anschließend kann geprüft werden, welche digitale Unterstützung sinnvoll ist und zur vorhandenen IT passt.

Das Zielbild: Was soll Digitalisierung beitragen?

Für die Zielbestimmung ist der Zusammenhang mit den Unternehmenszielen wesentlich.
Die digitale Ausrichtung sollte zu den geschäftlichen Anforderungen, dem Budget und den verfügbaren Ressourcen passen.

Dabei werden Fragen gestellt wie:

  • Welche Anforderungen muss die IT künftig erfüllen?
  • Welche bestehenden Systeme lassen sich besser nutzen?
  • Wo sind Investitionen erforderlich?
  • Welche Risiken müssen berücksichtigt werden?
  • Welche Kompetenzen benötigen die Mitarbeitenden?
  • Welche Unterstützung wird durch externe Partner benötigt?

Geschäftsführung und IT bringen unterschiedliche Perspektiven in diese Betrachtung ein. Die Geschäftsführung beschreibt die unternehmerischen Anforderungen. Die IT bewertet die bestehenden Systeme und die technischen Voraussetzungen.

Zur Strategieentwicklung gehören deshalb sowohl die Bedarfsanalyse als auch die gemeinsame Festlegung von Prioritäten. Technologie- und Dienstleisterauswahl, Budgetplanung und Qualifizierung werden daran ausgerichtet.

Digitale Transformation im Mittelstand: Starten ohne Chaos

Vier Bereiche für die strukturierte Betrachtung

Als Orientierung lassen sich vier Bereiche unterscheiden:

Interne Organisation

Hierzu gehören Arbeitsabläufe, Datenaustausch, Dokumentenarchivierung und Qualitätssicherung sowie Finanz- und Personalwesen. Zu betrachten ist vor allem, wie diese Aufgaben heute erledigt werden und welche Anpassungen durch Digitalisierung erforderlich werden.

Leistungen und Kundenanforderungen

In diesem Bereich geht es um die digitale Unterstützung der Leistungserbringung:

  • Welche Erwartungen stellen Kunden?
  • Welche Anforderungen ergeben sich daraus für die Abläufe und die eingesetzten Anwendungen?

IT-Struktur

Dieser Bereich umfasst Hardware und Software. Entscheidend sind deren Eignung für die Anforderungen des Unternehmens und die Auswirkungen neuer Lösungen auf die Arbeitsabläufe.

Datenbasis

Hier stehen Datenqualität, Datenbeschaffung, Aufbereitung und Analyse im Mittelpunkt. Die Betrachtung reicht damit über die technische Speicherung hinaus bis zur weiteren Nutzung der Daten.

Maßnahmen bewerten: Nutzen, Aufwand und Risiken zusammen betrachten

Nach der Analyse können verschiedene Vorhaben zur Auswahl stehen. Für eine begründete Entscheidung müssen deren erwarteter Nutzen, Aufwand, Risiken und zugrunde liegende Annahmen betrachtet werden.

Der Nutzen lässt sich beispielsweise danach beurteilen, welchen Beitrag eine Maßnahme zu Umsatz, Marge, Risikoreduzierung oder Kundenerlebnis leisten soll.

Zu jeder Initiative können folgende Fragen festgehalten werden:

  • Welches Ziel unterstützt sie?
  • Welcher Nutzen wird erwartet?
  • Welcher Aufwand ist damit verbunden?
  • Welche Risiken bestehen?
  • Auf welchen Annahmen beruht die Bewertung?
  • Woran soll der spätere Beitrag erkennbar sein?

Eine solche Übersicht schafft eine Grundlage für die Bewertung der Vorhaben. Sie hält auch fest, welche Erwartungen noch auf Annahmen beruhen. Geeignete Kennzahlen ermöglichen es, die Entwicklung später mit den ursprünglichen Erwartungen abzugleichen.

Menschen und Organisation gehören zur Strategie

Die Digitale Entwicklung verändert die Zusammenarbeit und die Anforderungen an Beschäftigte und Führungskräfte. Deshalb gehören auch organisatorische Fragen in die Strategie.

Führungskräfte geben Orientierung. Mitarbeitende benötigen verständliche Informationen über Veränderungen und die Fähigkeiten, neue Anwendungen sinnvoll einzusetzen. Beteiligung, Kommunikation und passende Schulungen sind Bestandteile der digitalen Weiterentwicklung.

Auch die IT-Organisation benötigt passende Zuständigkeiten. Wenn Anwendungen hinzukommen oder Abläufe verändert werden, muss geklärt werden, wer welche Aufgaben übernimmt und wie die Systeme betrieben werden.

Prozesse, Führung, Kompetenzen und IT-Strukturen beeinflussen sich gegenseitig. Eine gemeinsame Betrachtung hilft dabei, die Maßnahmen aufeinander abzustimmen.

Künstliche Intelligenz braucht konkrete Einsatzbereiche

Wenn KI Teil der Digitalisierungsstrategie werden soll, sind konkrete Anwendungsfälle und die damit verbundenen Veränderungen zu bestimmen.
Dies ist heute einer der häufigsten Anlässe eine Digitalisierungsstrategie zu erneuern bzw. zu hinterfragen.

  • Welche Aufgaben soll sie unterstützen?
  • Welche Ergebnisse werden erwartet?
  • Was verändert sich dadurch im Arbeitsalltag?
  • Welche Kenntnisse benötigen die Mitarbeitenden?

Hinzu kommen Regeln für erlaubte Anwendungen, die Verwendung von Daten und die Prüfung der Ergebnisse. Verantwortlichkeiten und notwendige Freigaben müssen eindeutig sein. Dabei ist auch zu klären, welche Aufgaben beim Menschen bleiben und wann eine menschliche Kontrolle erforderlich ist.

Pilotgruppen und Tests mit echten Arbeitssituationen ermöglichen praktische Erfahrungen. Sie bieten Gelegenheit, die Anwendung zu erproben und Unsicherheiten oder Bedenken anzusprechen.

Die Rückmeldungen liefern eine Grundlage, um den Einsatz anzupassen. Regelmäßige Überprüfungen und weitere Schulungen unterstützen die anschließende Nutzung im Arbeitsalltag.

Aus den Vorhaben wird eine Roadmap

Für die Umsetzung müssen die Vorhaben in eine nachvollziehbare Reihenfolge gebracht werden. Dabei spielen insbesondere folgende Kriterien eine Rolle:

  • erwarteter Nutzen,
  • strategische Bedeutung,
  • notwendiger Aufwand,
  • verfügbare Ressourcen,
  • bestehende Risiken,
  • Abhängigkeiten zwischen den Maßnahmen.

Eine digitale Roadmap übersetzt diese Bewertung in einen Fahrplan. Sie legt fest, welche Projekte wann, mit welchen Ressourcen und mit welchem erwarteten Nutzen umgesetzt werden sollen.

Dazu gehören konkrete Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, zeitliche Etappen und erforderliche Budgets. Auch Kommunikation und Veränderungsprozesse werden berücksichtigt.

Die Roadmap macht sichtbar, welche Schritte zuerst anstehen und welche Voraussetzungen für spätere Vorhaben geschaffen werden müssen. Sie verbindet die strategische Ausrichtung mit der praktischen Umsetzung.

Entscheidungen und Zuständigkeiten dokumentieren

Die Ergebnisse der Strategieentwicklung können in mehreren kompakten Unterlagen festgehalten werden:

  1. einer Übersicht über Zielbild und Entscheidungsleitlinien,
  2. einer Bewertung der einzelnen Initiativen,
  3. einer Roadmap mit Reihenfolge und Abhängigkeiten,
  4. einem Rollenmodell mit Verantwortlichkeiten,
  5. Kennzahlen und Terminen für regelmäßige Überprüfungen.

Diese Unterlagen erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Das Zielbild beschreibt die Ausrichtung.
Die Bewertung der Initiativen begründet die Auswahl.
Die Roadmap ordnet die Umsetzung. Rollen und Kennzahlen unterstützen die Steuerung.

Die Strategie regelmäßig überprüfen

Eine Digitalisierungsstrategie wird im Verlauf der Umsetzung überprüft und weiterentwickelt – dies sollte ohnehin regelmäßig geschehen. Denn neue technische Möglichkeiten, veränderte Rahmenbedingungen und praktische Erfahrungen können Anpassungen erforderlich machen.

Dabei ist zu prüfen, ob die geplanten Maßnahmen weiterhin zu den Zielen und verfügbaren Ressourcen passen. Auch Reihenfolge, Aufwand und Zeitplanung können neu bewertet werden.

Die Roadmap bleibt damit eine veränderbare Arbeitsgrundlage. Regelmäßige Überprüfungen verbinden die ursprüngliche Planung mit den Erfahrungen aus der Umsetzung.

Haben auch Sie eine Digitalisierungsstrategie, die in die Jahre gekommen ist?

Oder ist KI in Ihrem Unternehmen ein Thema?

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Eine Digitalisierungsstrategie beschreibt, wo ein Unternehmen bei der Digitalisierung steht, welche Ziele es erreichen möchte und welche Maßnahmen dafür erforderlich sind. Sie verbindet Unternehmensziele mit Prozessen, IT-Systemen, Daten und den Kompetenzen der Mitarbeitenden. Budget und verfügbare Ressourcen werden dabei berücksichtigt.

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Systeme und tatsächlichen Arbeitsabläufe. Dabei werden beispielsweise doppelte Dateneingaben, aufwendige Abstimmungen und unklare Verantwortlichkeiten untersucht. Anschließend werden Ziele definiert und geeignete Maßnahmen ausgewählt.

Dazu gehören die interne Organisation, die digitale Unterstützung der Leistungen, die IT-Struktur und die Datenbasis. Ebenso sind Führung, Zusammenarbeit und die Kompetenzen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Die Bereiche werden gemeinsam betrachtet, weil Veränderungen an Prozessen und Systemen auch organisatorische Auswirkungen haben können.

KI wird anhand konkreter Anwendungsfälle eingeordnet: Welche Aufgaben soll sie unterstützen, und was verändert sich dadurch im Arbeitsalltag? Dazu gehören Regeln für die Verwendung von Daten, die Prüfung der Ergebnisse und notwendige Freigaben. Praxistests und die Beteiligung der Mitarbeitenden helfen, Erfahrungen für die weitere Einführung zu sammeln.

Eine digitale Roadmap übersetzt die Strategie in konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten, Ressourcen und zeitlichen Etappen. Die Reihenfolge berücksichtigt Nutzen, Aufwand, Risiken und Abhängigkeiten. Kennzahlen und regelmäßige Überprüfungen unterstützen die Steuerung. Erfahrungen aus der Umsetzung und veränderte Rahmenbedingungen können Anpassungen erforderlich machen.

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