Rechtliche Anforderungen zur E-Mail-Archivierung

Berichte über digitalen Identitäts- und Datendiebstahl sind mittlerweile nahezu täglich in den Medien. Die Bedrohungslage wird für Privatpersonen und Unternehmen zunehmend größer und unübersichtlicher.

Während Privatpersonen sich „nur“ richtig absichern und verhalten müssen, kommen für Unternehmen nun deutlich verschärfte rechtliche Anforderungen hinzu.

Die fortlaufende Sicherung und langfristige Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist seit kurzem gesetzlich verpflichtend vorgeschrieben. Werden E-Mails nicht vollständig und manipulationssicher gespeichert, können rechtliche Konsequenzen die Folge sein.

Das müssen Sie jetzt wissen:

  • Die Regelung verpflichtet Sie zur E-Mail-Archivierung, da diese unmittelbar mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verbunden ist
  • Alle als Handelsbriefe einzustufenden Mails müssen für sechs Jahre, alle steuerrechtlich relevanten E-Mails für zehn Jahre gespeichert werden
  • Keine dieser E-Mails darf im festgeschriebenen Zeitraum verloren gehen können
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